وظایف انبار مرکزی

وظایف انبار مرکزی : با بررسی عملکرد مجموعه های بزرگ می بینیم که بسیاری از آن ها ماتعلقات خود را به دلایل متعددی نظیر فقدان فضای لازم، رعایت احتیاط و اصول ایمنی، لزوم دسترسی بهتر و سریعتر به بخشی از محصولات یا لزوم تفکیک آن ها بر اساس میزان اهمیت محصولات تحت محافظت در چند انبار مختلف نگهداری می کنند .

در همین رابطه بدیهیست که همه این انبارها دارای قدمت و سابقه، ابعاد و اندازه، ارزش مادی و محتویاتی یکسان نیستند . وجود همین تفاوت ها سبب می شود که این انبارها برای کارفرما دارای اولویت های یکسانی نبوده و بعضی از آن ها از بعضی دیگر مهم تر باشند .

در همین رابطه معمولاً به انباری که به موارد دیگر نظارت داشته و دستورات از آن صادر شده، اعضای اصلی این دپارتمان بیشتر در آنجا دیده می شوند، حاوی مواد و محصولات مهم (علی الخصوص در راستای تولید و فعالیت اصلی شرکت) ، گران و پرکاربردتری بوده، از سایر انبار ها بزرگتر است، به خط تولید یا دفتر مرکزی نزدیکتر بوده و نهایتاً دارای قدمت بیشتری نیز نسبت به سایر انبارهاست به عنوان انبار مرکزی یاد می شود .

با توجه به این تفاوت ها پرواضح است که در این میان مکان مذکور دارای شرح وظایفی وسیع و سطح بالاتریست که در ادامه به بررسی آن ها خواهیم پرداخت :

وظایف انبار مرکزی

• ثبت و کنترل موجودی

یکی از فلسفه‌های وجود انبارها ایجاد فضاییست که کالاهای پشتیبان در آن نگهداری شود . در همین رابطه یکی از وظایف انبار مرکزی این است که بداند چه تعداد یا مقدار از هر ماده یا کالایی در انبار موجود بوده ، چقدر از آن ها وارد و خارج شده، تا چه میزان جای خالی قابل استفاده در انبار وجود داشته و محصولات مذکور در چه شرایطی قرار دارند .

لازم به ذکر است که هر محصول یا ماده ای که وارد این بخش می شود باید سالم باشد، در نتیجه بررسی و تأیید این وضعیت یا دریافت تصدیق‌نامه ای از بخش های دیگر نیز بر عهده کارکنان انبار مرکزیست .

• تطبیق موجودی با با دفاتر مربوطه

از آنجایی که این اطلاعات باید به سمع و نظر واحدهای دیگری نظیر واحد بازاریابی و فروش، دپارتمان طراحی و مهندسی ، حسابداری، تأمین قطعات و مواد اولیه یا هیئت مدیره برسد، کارکنان انبار مرکزی با ثبت داده ها در سیستم یا دفاتر مربوطه، قسمت های دیگر را در جریان این اطلاعات قرار می دهند .

• رسیدگی به وضعیت انبار

انبارداری تنها مهارت چینش چند محصول روی یکدیگر نیست ، بلکه هنر تفکیک محصولات بر حسب جنس، حجم، وزن، کاربرد و سایر ویژگی های فیزیکی و شیمیایی آن هاست که سبب می شود تا آمارگیری، یافتن و بارگزاری و تخلیه آن ها نیز آسان تر شود . در همین راستا در شرح وظایف انبار مرکزی در کنار رسیدگی به وضعیت نظافت انبار و سلامت محصولات در نوع چینش آن ها نیز تاکید زیادی شده است .

• ارائه راهکار

گاهی مطالب و اطلاعاتی در یک سازمان وجود دارند که در عین دسترسی واحدهای مختلف به آن ها، بخش انبارداری بواسطه درگیری بیشتر با آن ها و همچنین نظارت عینی با این موارد بیشتر در خلال آن ها قرار دارد . به عنوان مثال تاریخ انقضای ماده ای خاص نزدیک است (ماده ای که پیشتر توسط واحد انبارداری وارد سیستم یکپارچه مجموعه شده است)، در نتیجه باید پیش از فساد و تخریب مورد استفاده قرار گیرد . در همین رابطه با اینکه اطلاعات مربوط به این محصولات در جاهای دیگر نیز وجود دارد، اما بخش مذکور می تواند بنا به درگیری بیشتر با این محصولات با تأکید روی این اطلاعات به ارائه راهکاری مفید بپردازد .

این در حالیست که گاهی این راهکارها در خصوص تغییر جایگذاری محصولات، نوع چینش و طبقه بندی و مسائلی تخصصی در چارچوب اجاره انبار می باشد .

• ثبت درخواست ها

به عنوان یکی از اصلی ترین وظایف انبار مرکزی می توان به ثبت درخواست ها اشاره کرد، جایی که واحدهای مختلف در پی دریافت ماده یا قطعه ای خاص می ‎آیند . اگرچه سازوکار تحویل یک جنس در سازمان های مختلف با یکدیگر متفاوت است اما به طور پیش فرض این واحد موظف است تا پس از دریافت یک درخواست آن را تحویل متقاضی داده و یا اثر فقدان یا رسیدن تعدادش به آستانه اتمام، سفارش خرید و جایگزینی آن را برای تدارکات ثبت نماید .